Um parecer divulgado em 22 de julho de 2025 pelo especialista em gestão documental Marcelo Araújo sublinha que grande parte das organizações continua a negligenciar o potencial estratégico dos seus conteúdos internos, mantendo milhares de documentos em pastas desorganizadas ou inacessíveis.
Documentos vistos como custo, não como activo
Contratos, e-mails, propostas comerciais, apresentações, vídeos de formação, relatórios técnicos e documentos fiscais integram um património informacional que, se bem estruturado, pode acelerar processos, sustentar decisões, melhorar a experiência do cliente e reduzir riscos operacionais. Segundo Araújo, muitas empresas tratam estes ficheiros apenas como um encargo administrativo, falhando em reconhecê-los como parte do core do negócio.
Impacto na inteligência artificial e na transformação digital
O parecer alerta que projectos de inteligência artificial dependem de dados fiáveis. Sem conteúdos internos organizados, os modelos não recebem informação suficiente para gerar resultados consistentes, comprometendo iniciativas de automação e transformação digital. “Sem conteúdo confiável, não há IA que se sustente”, refere o especialista.
Governança documental continua ausente
A análise identifica lacunas frequentes: ausência de políticas de arquivo, falta de critérios de acesso e investimento insuficiente em ferramentas de gestão documental. O resultado são empresas que investem em tecnologias avançadas, mas não conseguem localizar informação crítica quando necessário.
Recomendações para inverter o cenário
Para desbloquear o valor dos dados não estruturados, o autor defende três medidas fundamentais:
1. Implementar políticas claras de gestão documental;
2. Adoptar sistemas que facilitem a pesquisa e o acesso em tempo real;
3. Formar equipas para tratar o conteúdo com o mesmo rigor aplicado a activos financeiros.
Araújo conclui que a vantagem competitiva no futuro pertencerá às organizações que conseguirem transformar documentos em inteligência accionável, combinando governança, tecnologia e cultura de dados.
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